Audits en doorlichtingen verschaffen managementinformatie om tijdig, relevante en actuele verbetering en bijsturing van de organisatie, werkprocessen en projecten te kunnen uit te voeren.
Interne audits geven antwoord op vragen als:
Wat zijn de ambities en de doelstellingen? wat is het resultaat? hoe wordt tussentijds geëvalueerd? Werken we zoals afgesproken (mondeling en/of schriftelijk )? Zijn de afspraken nog actueel en bekend? Worden nieuwe medewerkers goed ingewerkt? Wat gaat er goed en waar hebben we last van? Worden de ICT systemen goed gebruikt en data verzameld? Hebben eerdere afspraken en verbeteracties het juiste effect gehad?
BQS voert voor veel organisaties audits en doorlichtingen (eis van het certificatie schema). Interne audits en doorlichtingen zijn bedoeld om de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem, de bedrijfsvoering en de werkprocessen te evalueren.
Ons motto is: geen uitgebreide vage rapportages of afgevinkte checklisten maar een kort concreet verslag met positieve en verbeterpunten. Hiermee kunnen management en medewerkers aan de slag.
Audits: niet te veel en niet te weinig! Een 3-jaar planning werkt goed. Niet alles elk jaar! Is geen eis van de norm! Wel goed om vanuit risico’s en kansen de audits in te plannen en uit te voeren. Vergeet niet de interne audits op de projecten of opdrachten uit te voeren, deze leveren de meest waardevolle informatie op!
U kunt interne audits zelf uitvoeren of deze door BQS laten uitvoeren. Of een combinatie van beide. Als u het zelf doet is het zaak dat uw organisatie een klein team van goed opgeleide en objectieve interne auditoren beschikbaar heeft.
BQS kan uw interne auditoren opleiden; een maatwerk benadering op basis van uw behoefte en interne ervaring met interne audits.
Er zijn 3 BQS Interne Auditor (kwalificatie)Trainingen:
- Activity-auditor (gericht op werkzaamheden en -instructies)
- Proces-auditor (gericht op input-proces-output)
- Management-auditor (gericht op management- en verbeterprocessen).
Deze opleidingen worden in uw organisatie met uw eigen managementsysteem gegeven. De opleiding sluit aan bij de ontwikkelingsfasen van het INK model; Stap 1 – focus op activiteit/product , Stap 2 – focus op processen en Stap 3 – focus op systeem en verbetermanagement.
Voorbeeld Stap 1: De leerdoelen van de Activity-auditor Training zijn:
Na de training zijn de deelnemers vaardig om:
- interne audits uit te voeren die echte toegevoegde waarde hebben;
informatie voor het management: wat gaat goed?, wat kan beter? - een interne audit goed voor te bereiden door het opstellen van een
vragenlijst (goede voorbereiding is 70 % van het succes!) - interview techniek: vragen, doorvragen, navragen, toetsing en bewijsvoering.
- opening – gesprek – afsluiting/terugkoppeling, maar ook …niet in discussie gaan, niet je mening geven of zelf met oplossingen komen.
- een kort en smart auditrapport op te stellen; met de 3-stappen aanpak Eis, Feit, Bewijs met objectieve rapportage aan de leiding voor het bepalen van verbeteracties.
Helaas blijven veel organisaties te lang en te veel auditeren op procedures en werkzaamheden, dit levert onvoldoende op! Het beperkt zich dan tot aanpassing van ‘punten en komma’s’ in procedures! Jammer, want het kan echt anders!
Een ander onderwerp is dat sommige onderwerpen lastig zijn om door eigen medewerkers te laten auditeren bijv. directieplannen en doelstellingen. Dit kan gevoelig en vertrouwelijk zijn. Of de audit van het kwaliteitsmanagementsysteem zelf. Dit vraagt gedegen kennis en ervaring van de certificatienorm.
Diverse van onze klanten kiezen ervoor om deze managementaudits door BQS te laten uitvoeren. Mede omdat dergelijke audits vele jaren ervaring en deskundigheid van managementprocessen en bedrijfskundige vraagstukken vraagt.
In de praktijk blijkt het zelf uitvoeren van interne audits soms zgn. ‘bijwerkingen’ met zich mee te brengen. Een daarvan bijvoorbeeld dat de functie van de interne audit beschouwt als een beoordeling van personen, in plaats van de organisatie en de werkprocessen. Dit is absoluut niet de bedoeling van de interne audit.
De interne audit heeft als doel organisatieverbetering te bewerkstellingen.
Daarbij speelt ook dat wanneer medewerkers het idee hebben dat hun persoonlijk functioneren wordt beoordeeld, men minder bereid is om open en eerlijk informatie te verstrekken. Hoe het management omgaat met de bevindingen van de audit is dus cruciaal.
Als u bepaalde interne audits door BQS laat verzorgen heeft u met een relatief kleine investering per jaar een deskundige en objectieve (certificatie) leadauditor, die u tevens advies geeft voor de aanpak van verbeterpunten.
1-daagse BQS Scan ‘Kwaliteit van het Kwaliteitsmanagementsysteem’
BQS heeft een 1-daagse Scan ontwikkelt om de kwaliteit van uw kwaliteitsmanagementsysteem in kaart te brengen en aan u te rapporteren met verbeterpunten. Uitgaande van ca. 6 interviews met leiding/medewerkers met aan het eind een persoonlijke terugkoppeling van de resultaten.
