Audits en doorlichting

Audits en doorlichtingen verschaffen managementinformatie om tijdig, relevante en actuele verbetering en bijsturing van de bedrijfsvoering uit te voeren.
Ze geven antwoord op vragen als:
Werken we zoals afgesproken is (mondeling en op papier)? Zijn de afspraken nog actueel en bekend? Worden nieuwe medewerkers goed ingewerkt? Wat gaat er goed en wat niet? Hebben eerdere afspraken en verbeteracties het juiste effect gehad?

BQS voert voor veel organisaties audits en doorlichtingen (verplicht voor gecertificeerde organisaties) uit. Het uitvoeren of verzorgen van de Interne Audits en doorlichtingen gebeurt tijdens de invoering en het onderhoud van het (kwaliteits)managementsysteem en zijn bedoeld om de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem, de bedrijfsvoering en de werkprocessen te evalueren.

Ons motto is: geen uitgebreide vage rapportages of afgevinkte checklists maar een kort concreet verslag met positieve en verbeterpunten. Hiermee kunnen management en medewerkers aan de slag.
Audits: niet te veel en niet te weinig! Een 3-jaar planning werkt goed. Niet alles elk jaar! Is geen eis van de norm!

U kunt interne audits zelf uitvoeren of deze door ons laten uitvoeren  / uitbesteden. Of een combinatie van beide. Als u het zelf doet is het zaak dat uw organisatie een klein team van goed opgeleide en objectieve interne audits beschikbaar heeft.  BQS kan uw interne auditoren opleiden; een maatwerk benadering op basis van uw behoefte en interne ervaring met interne audits.
Er zijn 3 BQS Interne Auditor (kwalificatie)opleidingen:  Activity-auditor (gericht op werkzaamheden en activiteiten), Proces-auditor (gericht op input-proces-output) en Management-auditor (gericht op management- en systeemprocessen)
Deze opleidingen worden in uw organisatie met uw eigen managementsysteem gegeven. De opleiding sluit aan bij de ontwikkelingsfasen van het INK model; Fase 1 - activiteit/product gericht, Fase 2 - procesgericht en Fase 3 - systeemgericht.

 
Voorbeeld Fase 1: De leerdoelen van de Activity-auditor Training zijn:
 
Na de training zijn de deelnemers vaardig om: 
 
 - interne audits uit te voeren die echte toegevoegde waarde hebben;
   informatie voor het management: wat gaat goed, wat moet beter?
 - een interne audit  goed voor te bereiden door het opstellen van een
   vragenlijst (goede voorbereiding is 70 % van het succes!)
verdieping aan te brengen; vragen, doorvragen, navragen, toetsing
   bewijsvoering, e.d.;
-  audit-gesprekstechniek toe te passen; opening, gesprek, 
   afsluiting/terugkoppeling, maar ook …niet in discussie gaan, niet je
   mening geven of zelf met oplossingen komen;
-  een kort en Smart auditrapport op te stellen; zodat de leidinggevende
   feitelijke informatie heeft en zelf acties kan nemen;


Helaas blijven veel organisaties te lang en te veel auditeren op procedures en werkzaamheden, waardoor na verloop van tijd de interne audits onvoldoende opleveren.
Het beperkt zich dan tot aanpassing van 'punten en komma's' in procedures! Jammer want het kan echt anders!!

Een andere onderwerp is dat sommige onderwerpen lastig zijn om door eigen medewerkers te laten auditeren bijv. directieplannen en doelstellingen (kan gevoelig en vertrouwelijk zijn) of het kwaliteitsmanagementsysteem (dit vraagt gedegen kennis en ervaring van de certificatienorm). Diverse van onze klanten kiezen ervoor om deze managementaudits door ons te laten uitvoeren. Mede omdat dergelijke audits vele jaren ervaring en deskundigheid van managementprocessen en bedrijfkundige vraagstukken vraagt.
In de praktijk blijkt het zelf houden van interne audits soms zgn. ‘bijwerkingen’ met zich mee te brengen. Een daarvan bijvoorbeeld dat de functie van de interne audit beschouwt als een beoordeling van personen in plaats van de organisatie en de werkprocessen. Dit is absoluut niet de bedoeling van de interne audit.
De interne audit heeft als doel organisatieverbetering te bewerkstellingen, en minder persoonsafhankelijk maar en meer organisatiegebonden te werken.

Daarbij speelt ook dat wanneer medewerkers het idee hebben dat hun persoonlijk functioneren wordt beoordeeld, men minder bereid  is om open en eerlijk informatie te verstrekken. Hoe het management omgaat met de bevindingen van de audit is dus cruciaal.

Als u bepaalde  interne audits door BQS laat verzorgen heeft u met een relatief kleine investering per jaar een deskundige en objectieve (certificatie) leadauditor, die u tevens advies geeft voor de aanpak van verbeterpunten.

In 1 dag kunnen wij uw huidige werkwijze m.b.t. interne audits in kaartbrengen en uw organisatie adviseren om meer resultaat uit de interne audits te halen en deze kostenbewust en doelmatig te organiseren.
In dit adviesbezoek wordt samen met u de volgende zaken doorgenomen:
  • Beleid en doelstelling m.b.t. inzet van interne audits
  • Planning en organisatie van interne audits
  • Opleiding en kwalificatie van interne auditors
  • Rapportage en opvolging van interne audits
  • Succesfactoren en valkuilen interne audits
Bent u geinteresseerd?
Stuur ons even uw gegevens via ons
contactformulier of bel ons 
tel. 06-21 26 87 54
Berg Quality Services B.V.   |   T: 06 - 21 26 87 54   |   algemene voorwaarden